اگه کاسب یا حسابداری، حتماً میدونی چک برگشتی چقدر میتونه دردسر درست کنه و چقدر از کار و زندگیت عقب بندازه. من خودم خیلی وقتا دیدم که فقط یه اشتباه تو مدیریت چک، باعث شده کلی پول و وقت از دست بره. تو این مقاله قراره بهت یاد بدم چطور خیلی ساده و عملی چکهات رو مدیریت کنی تا همیشه دستت پر باشه و هیچوقت ضرر نکنی. پس بیا شروع کنیم که این راهکارها حسابی به کارت میاد!
آموزش مدیریت چک ها به زبان ساده
چرا مدیریت چک مهم ترین اصل کاسبیه؟
یه زمانی که تازه کسب و کارم رو راه انداخته بودم، یه مشتری ثابت داشتم که زیاد خرید میکرد و همیشه چکش رو سر وقت نمیداد. اولش فکر میکردم مشکلی نیست، چون همیشه آخرش پولش رو میداد. اما یه روز چکش برگشتی خورد و تازه اون موقع فهمیدم مدیریت چک یعنی چی!
اول از همه، اون چک برگشتی باعث شد پول لازم برای خرید جنس جدید نداشته باشم. یعنی زنجیره کاریام بهم خورد و کلی مشتری دیگه رو هم از دست دادم چون نتونستم به موقع جنس برسونم.
بعدش، مجبور شدم چند روز دنبال وصول چک بدوم و کلی وقت و انرژی هدر رفت. تازه بانک هم بهم زنگ زد و جریمهام کرد که خودش کلی هزینه اضافه بود.
از همه مهمتر، اعتبار من پیش بقیه مشتریها خراب شد و اون اعتماد اولیهای که داشتم، رفت هوا!
همین اتفاق بهم ثابت کرد که مدیریت چک یعنی کنترل جریان پول، جلوگیری از ضرر، حفظ اعتبار و البته کم کردن استرسهای بیمورد.
تو این مقاله میخوام دقیقا بهت بگم چطور میتونی با چند روش ساده جلوی این مشکلات رو بگیری و کسبوکارت رو سالم و رو به رشد نگه داری.
روش های مدیریت چک
حالا که فهمیدیم مدیریت چک چقدر مهمه، بزار چند تا روش ساده و کاربردی برات بگم که خودم استفاده کردم و خیلی به دردم خورده:
- تهیه تقویم چکی دستی:
یه دفترچه کوچیک یا تقویم بردار و همه چکهایی که داری رو با تاریخ سررسیدشون بنویس. اینجوری هیچوقت یادت نمیره کی باید چک رو پاس کنی یا نقد کنی. - درست کردن اکسل برای ثبت چک:
اگر با کامپیوتر راحتی، یه فایل اکسل بساز که همه اطلاعات چکها مثل شماره، مبلغ، تاریخ صدور و سررسید توش ثبت بشه. با این کار میتونی به سرعت همه چکهات رو زیر نظر داشته باشی. - استخدام حسابدار خصوصی:
اگه کار و بار بزرگتره و تعداد چکها زیاد، بهتره یه حسابدار خصوصی داشته باشی که این کارها رو حرفهای انجام بده و به موقع بهت گزارش بده. - استفاده از نرمافزارهای اندرویدی مدیریت چک:
امروزه نرمافزارهای موبایلی هستن که میتونن حساب چکهات رو اتوماتیک نگه دارن و حتی هشدار قبل از موعد سررسید بدن. اینجوری دیگه خیالت راحتتره و کمتر احتمال فراموشی هست.
چطوری تقویم چک درست کنم؟
برای مدیریت بهتر چکهات، بهترین کار اینه که یه تقویم چکی دستی داشته باشی و همه چکها رو دقیق توش ثبت کنی. میتونی یه دفترچه برداری و تاریخ هر چک، مبلغ و توضیحاتش رو روز به روز یادداشت کنی تا هیچ چکی از یادت نره.
درضمن اگه می خوای می تونی فایل ورد مقاله تقویم چک سایت رو دالنود کنی و چک ها تو با کامپیوتر ثپت کنی.
ساخت اکسل مدیریت چک
ببین اگه مثل من با حساب و کتاب سروکار داری و کلی چک باید رد و بدل کنی، ولی حوصله نرمافزارهای سخت و شلوغ رو نداری، اکسل واقعاً یه نعمت میتونه باشه. من خودمم حسابدار حرفهای نیستم ولی با یه روش ساده تونستم چکهامو خیلی راحت تو اکسل مدیریت کنم. الان قدم به قدم بهت میگم چیکار کنی:
قدم اول: یه فایل اکسل باز کن
خیلی راحت اکسل رو باز کن و یه فایل جدید بساز.
قدم دوم: جدول درست کن
ببین وقتی میخوای چکهات رو توی اکسل ثبت کنی، لازمه یه جدول داشته باشی که توش چندتا بخش (ستون) خیلی مهم باشه. هر بخش برای یه اطلاعات خاصه.
الان دونهدونه واست توضیح میدم هر کدوم یعنی چی:
شماره چک
شماره چک همون عددیه که روی برگه چک چاپ شده. هر چک یه شماره داره.
این شماره رو باید بنویسی که بعداً اگه خواستی پیگیری کنی یا چک رو پیدا کنی، بدونی کدومه.
تاریخ چک
اینجا باید تاریخی که چک قراره پاس بشه رو بنویسی.
مثلاً اگه چک برای ۲۵ خرداد هست، همونو توی این قسمت وارد میکنی.
این خیلی مهمه که بدونی چه چکهایی نزدیک به سررسید هستن.
مبلغ
توی این قسمت مبلغ چک رو مینویسی. مثلاً اگه چک یک میلیون تومنه، همون عدد رو تو این ستون وارد میکنی.
اینجوری میدونی هر چک چقدر ارزش داره.
بانک
اینجا اسم بانکی که چک رو صادر کرده مینویسی.
مثلاً: بانک ملت، بانک صادرات، بانک ملی و …
این کمک میکنه بدونی چک مال کدوم بانکه، چون بعضی وقتها ممکنه یه بانک سریعتر پاس کنه، یکی دیرتر.
گیرنده
توی این قسمت اسم کسی رو مینویسی که چک بهش دادی یا چکی که ازش گرفتی.
مثلاً: علی رضایی، فروشگاه پارسا، شرکت بهار و …
این خیلی مهمه که بدونی طرف حساب کیه.
وضعیت
اینجا باید بنویسی که وضعیت چک چیه.
مثلاً:
- در انتظار (یعنی هنوز موعدش نرسیده)
- پاس شده (یعنی چک نقد شده)
- برگشت خورده (یعنی چک پاس نشده)
اینو هر وقت وضعیت چک عوض شد، برو تو جدول و تغییرش بده.
قدم سوم: اطلاعاتتو وارد کن
حالا هر چکی که داری یکی یکی اطلاعاتش رو توی جدول وارد کن. نترس! همین که اسم و شماره و تاریخ رو بزنی خودش عالیه.
قدم چهارم: رنگبندی برای راحتی کار
تو اکسل یه قابلیت قشنگ هست به اسم Conditional Formatting.
باهاش میتونی مثلا چکهایی که تاریخشون گذشته ولی وضعیتشون “پاس شده” نیست رو به رنگ قرمز دربیاری.
اینو خیلی راحت میتونی از منوی بالا توی قسمت “Home” پیدا کنی.
نخواستی هم رنگبندی نکنی! میتونی فقط تو ستون وضعیت با رنگ های دستی مثل زرد، سبز، قرمز، وضعیتها رو مشخص کنی.
قدم پنجم: فیلتر بذار
بالای جدول یه گزینه هست به اسم Filter (آیکونش مثل یه قیف کوچیکه). اونو بزن.
اینجوری میتونی راحت فقط چکهای “در انتظار” یا مثلا چکهای “بانک ملت” رو ببینی. خیلی کمک میکنه.
قدم ششم: مرتب کن
اگه خواستی چکهاتو از نزدیکترین تاریخ به دورترین تاریخ ببینی، میتونی خیلی راحت رو ستون “تاریخ چک” کلیک کنی و از گزینه مرتبسازی (Sort) استفاده کنی.
نصب اپلیکیشن چک من
راستش من قبلاً کلی چک رو کاغذ یا توی دفتر حساب کتابم مینوشتم، ولی همیشه استرسم این بود که یه وقت یادم بره موعد چک کیه، یا مثلا چکی که دست مردم داشتم برگرده و من ندونم! ولی از وقتی با نرمافزار «چک من» آشنا شدم، یه نفس راحت کشیدم.
روش من برای مدیریت چکها اینه: همهشونو میزنم توی «چک من». چه چکهامو داده باشم دست کسی، چه از کسی گرفته باشم، فقط چند تا کلیک میکنم و تموم. مهمتر از همه اینه که قبل از موعد، خودش بهم یادآوری میکنه. نه نیاز به دفتر دارم، نه نگران فراموشیام.
از نظر من، این سادهترین و بهترین ترفند برای مدیریت چکه. یعنی هم کارمو راحت کرده، هم خیالم راحته که هیچ چکی از دستم در نمیره. مخصوصاً برای ما حسابدارا و کاسبایی که سرمون شلوغه، واقعاً نجاتدهندس!
نتیجه گیری
بهترین روش برای مدیریت چکها استفاده از برنامه اندرویدی «چک من» است. این برنامه با ثبت آسان چکها و یادآوری خودکار موعد سررسید، از فراموشی و چک برگشتی جلوگیری میکند. مخصوصاً برای کاسبها و حسابدارهای پرمشغله، سریعترین و مطمئنترین راه برای کنترل جریان مالی است.
