من سالهاست در بخش مالی کار میکنم و در این مدت تقریباً با هر مدل دردسر مالی روبهرو شدهام؛ از چکی که چند ساعت مانده به سررسید هنوز موجودی نداشته تا مشتریای که با اطمینان گفته: «پول را زدم، الان میشینه» و البته پول هم ننشسته است!
تجربه به من یاد داده که مشکل همیشه بیپولی نیست. گاهی پول وجود دارد، مشتری هم بدقول نیست و حسابدار هم کارش را درست انجام داده، اما سامانه بانکی از دسترس خارج میشود، انتقال وجه انجام نمیشود یا خدمات مربوط به چک با اختلال روبهرو میشود.
سررسید چک و اختلالات بانکی
اتفاقات تیرماه ۱۴۰۵ و اختلالهایی که در خدمات بعضی بانکها به وجود آمد، دوباره یک واقعیت مهم را به صاحبان کسبوکار یادآوری کرد:
بانک ممکن است دچار اختلال شود، اما تاریخ چک شما عقب نمیرود.
حمله سایبری بانک چه ربطی به چک کسبوکار ما دارد؟
شاید در نگاه اول بگویید: «وقتی مشکل از طرف بانک است، دیگر تقصیر من چیست؟»
از نظر منطقی حرف درستی است. حتی ممکن است بعداً بانک مرکزی یا بانک مربوطه بعضی آثار منفی ناشی از اختلال را اصلاح کند. اما بازار همیشه با منطق اداری جلو نمیرود.
فرض کنید امروز سه چک پرداختی دارید. قرار بوده یکی از مشتریها صبح پولی به حسابتان واریز کند تا موجودی کامل شود. مشتری هم پول را دارد، اما انتقال بینبانکی انجام نمیشود یا همراهبانک از دسترس خارج شده است.
حالا شما ماندهاید و سه چکی که سررسیدشان رسیده است.
دارنده چک هم ممکن است خودش بدهی، قسط یا چک دیگری داشته باشد. بنابراین برای او مهم نیست مشکل از بانک بوده یا از حساب شما؛ چیزی که میبیند، چکی است که بهموقع وصول نشده است.
همین اتفاق ساده میتواند یک اختلال فنی را به یک بحران مالی و اعتباری تبدیل کند.
بزرگترین اشتباه؛ تأمین موجودی در روز سررسید
یکی از عادتهای خطرناکی که در خیلی از کسبوکارها دیدهام، این است که موجودی چک را همان روز سررسید تأمین میکنند.
یعنی برنامه اینطور است:
«صبح پول مشتری میآید، بعد ما آن را به حساب چک منتقل میکنیم و همهچیز حل میشود.»
در روزهای عادی شاید این روش جواب بدهد؛ اما کافی است همان روز سامانه بانک، اینترنتبانک، همراهبانک یا انتقال بینبانکی دچار مشکل شود. آن وقت برنامهای که روی کاغذ بینقص به نظر میرسید، در عمل به هم میریزد.
من همیشه میگویم مدیر مالی خوب فقط برای روزهای عادی برنامه نمیچیند. باید برای روزی هم آماده باشیم که یکی از بخشهای سیستم درست کار نمیکند.
پاکشدن سابقه بانکی، اعتبار ازدسترفته را برنمیگرداند
بعد از بعضی اختلالهای بانکی ممکن است اعلام شود که آثار منفی چکهایی که واقعاً بهدلیل مشکل سامانه برگشت خوردهاند، اصلاح میشود.
این اتفاق قطعاً خبر خوبی است؛ اما تمام مشکل را حل نمیکند.
فرض کنید چک شما بهدلیل اختلال بانکی وصول نشده و بعداً سابقه منفی آن هم پاک شده است. آیا تأمینکنندهای که منتظر پولش بوده، دوباره همان اعتماد قبلی را دارد؟ لزوماً نه.
ممکن است فروش اعتباری را متوقف کند، تحویل بار را عقب بیندازد یا دفعه بعد از شما پول نقد بخواهد. حتی ممکن است مجبور شوید برای تأمین فوری نقدینگی، هزینه بیشتری پرداخت کنید.
پس مدیریت چک فقط برای جلوگیری از ثبت سابقه منفی در بانک نیست؛ پای اعتبار کسبوکار هم وسط است.
اعتباری که طی چند سال ساخته شده، گاهی با یک چک برگشتی یا یک بدقولی از بین میرود.
من هم قبلاً به فایل اکسل اعتماد میکردم
سالها پیش تصورم این بود که یک فایل اکسل مرتب برای مدیریت چکها کافی است. مبلغ، شماره چک، نام بانک و تاریخ سررسید را ثبت میکردیم و خیالمان راحت بود که همهچیز تحت کنترل است.
اما واقعیت این است که فایل اکسل فقط وقتی مفید است که کسی آن را باز کند، اطلاعاتش را بهروز نگه دارد و تاریخها را هر روز بررسی کند.
وسط شلوغی پایان ماه، پرداخت حقوق، مالیات، بیمه، تسویه تأمینکنندهها و صد کار دیگر، خیلی راحت ممکن است یک ردیف دیده نشود.
دفتر کاغذی هم همین مشکل را دارد. اطلاعات را نگه میدارد، اما صدایتان نمیکند که:
«حواست هست سه روز دیگر این چک سررسید میشود؟»
برای همین من بین ثبت چک و مدیریت چک تفاوت زیادی قائل هستم.
ثبت چک یعنی بدانیم چه چکی داریم. مدیریت چک یعنی قبل از اینکه تاریخ سررسید تبدیل به دردسر شود، برای آن برنامه داشته باشیم.
چرا در زمان حملات سایبری، یادآوری سررسید مهمتر میشود؟
وقتی شرایط عادی است، شاید با یک تماس یا انتقال فوری بتوانید مشکل را حل کنید. اما در زمان حمله سایبری یا اختلال گسترده بانکی، گزینههای شما محدودتر میشوند.
ممکن است:
- همراهبانک باز نشود.
- انتقال وجه با تأخیر انجام شود.
- ثبت یا تأیید چک صیادی با مشکل روبهرو شود.
- موجودی حساب بهدرستی نمایش داده نشود.
- مشتری نتواند پول را در زمان موردنظر انتقال دهد.
- پاسخگویی شعب یا پشتیبانی بانک کندتر از حالت عادی باشد.
در چنین وضعیتی، یادآوری چک در صبح روز سررسید تقریباً فایدهای ندارد. شما باید چند روز زودتر از موعد بدانید چه تعهدهایی در پیش دارید.
هرچه زودتر خبردار شوید، فرصت بیشتری دارید که حساب را تأمین کنید، با مشتری تماس بگیرید یا یک مسیر جایگزین برای پرداخت پیدا کنید.
من چکهای سررسیدشده را چطور مدیریت میکنم؟
من هیچوقت فقط خود روز سررسید را در نظر نمیگیرم. برای چکهای مهم، چند روز زودتر موجودی حساب و وصولیهای پیشبینیشده را بررسی میکنم.
برای مثال، اگر قرار باشد مبلغ یک چک پرداختی از محل وصول چک مشتری تأمین شود، از قبل این وابستگی را مشخص میکنم.
چون بدترین مدل مدیریت مالی این است که چند تعهد را به یک وصولی نامطمئن وصل کنیم و امیدوار باشیم همهچیز طبق برنامه جلو برود.
برای چکهای دریافتی هم منتظر روز سررسید نمیمانم. چند روز زودتر با مشتری هماهنگ میکنم و مطمئن میشوم چک بهدرستی ثبت شده و طرف مقابل برای تأمین موجودی آماده است.
شاید این پیگیری کمی سختگیرانه به نظر برسد، اما باور کنید تماس محترمانه قبل از سررسید، خیلی بهتر از تماس عصبی بعد از برگشت چک است.
نرمافزار چک من دقیقاً چه کمکی میکند؟
بیایید واقعبین باشیم؛ هیچ نرمافزاری نمیتواند جلوی حمله سایبری به بانک را بگیرد یا یک سامانه بانکی ازکارافتاده را دوباره راهاندازی کند.
کار نرمافزار مدیریت چک چیز دیگری است.
چک من کمک میکند اطلاعات چکهای دریافتی و پرداختی را منظم ثبت کنید، تاریخ سررسیدها را زیر نظر داشته باشید و قبل از رسیدن موعد، برای تأمین موجودی یا پیگیری وصول آماده شوید.
به زبان ساده، چک من اجازه نمیدهد مشکل بانک با بینظمی مالی خودمان ترکیب شود.
وقتی اطلاعات چکها یکجا و مرتب باشد، سریعتر متوجه میشوید:
- کدام چکها در روزهای آینده سررسید میشوند.
- برای کدام حساب باید زودتر موجودی فراهم کنید.
- کدام چک پرداختی به وصول یک چک دریافتی وابسته است.
- کدام مشتری باید قبل از سررسید پیگیری شود.
- در صورت اختلال یک بانک، کدام پرداختها در معرض خطر قرار دارند.
این اطلاعات در روزهای عادی باعث نظم بیشتر میشوند؛ اما در روزهای بحرانی واقعاً نجاتدهندهاند.
برنامه اضطراری چک باید چه شکلی باشد؟
من به صاحبان کسبوکار پیشنهاد میکنم همیشه چکهای هفت تا ده روز آینده را جلوی چشم داشته باشند. لازم نیست برنامه اضطراری پیچیدهای طراحی کنید. همین چند کار ساده میتواند جلوی دردسر بزرگی را بگیرد.
موجودی را به دقیقه نود موکول نکنید
حسابی که چک از آن صادر شده، باید چند روز قبل بررسی شود. اینکه پول در حساب دیگری دارید، همیشه به این معنی نیست که در لحظه لازم میتوانید آن را انتقال دهید.
همهچیز را به یک وصولی وابسته نکنید
اگر پرداخت چند چک به وصول یک چک مشتری وابسته باشد، با برگشت یا تأخیر همان یک چک، کل برنامه مالی شما به هم میریزد.
فقط به یک بانک وابسته نباشید
داشتن حساب فعال در بانکهای مختلف میتواند در زمان اختلال، دست شما را برای انجام بعضی پرداختها بازتر بگذارد. البته این کار باید با برنامه و بدون پراکندهکردن بیدلیل منابع انجام شود.
با طرف مقابل زودتر تماس بگیرید
وقتی احتمال میدهید یک چک بهدلیل اختلال بانکی به مشکل بخورد، منتظر نمانید طرف مقابل خودش متوجه شود. زودتر تماس بگیرید، شرایط را توضیح دهید و برای پرداخت جایگزین توافق کنید.
توافقها را ثبت کنید
به یک تماس تلفنی ساده اکتفا نکنید. نتیجه توافق را در پیام، نامه یا هر روش قابل استنادی ثبت کنید تا بعداً اختلافی پیش نیاید.
پنج اشتباه رایج در زمان اختلال بانکی
۱. صبرکردن تا روز سررسید
در شرایط عادی هم کار پرخطری است؛ در زمان حمله سایبری یا اختلال بانکی، تقریباً دارید با اعتبار شرکت قمار میکنید.
۲. تصور اینکه مشکل بانک همهچیز را توجیه میکند
شاید از نظر بانکی حق با شما باشد، اما طرف تجاری شما هم تعهدات خودش را دارد. بهتر است قبل از بروز مشکل با او هماهنگ شوید.
۳. اعتماد به هر پیام و لینک بانکی
مجرمان سایبری معمولاً از ترس و سردرگمی مردم استفاده میکنند. پیامهایی مثل «رفع فوری مسدودی»، «اصلاح چک برگشتی» یا «ورود به سامانه جایگزین» میتوانند جعلی باشند.
فقط از برنامهها، وبسایتها و شمارههای رسمی بانک استفاده کنید.
۴. نداشتن مدرک از پیگیریها
رسید انتقال ناموفق، پیام خطای سامانه، مکاتبه با بانک و توافق با دارنده چک را نگه دارید. شاید بعداً برای پیگیری بانکی یا حل اختلاف به آنها نیاز پیدا کنید.
۵. پراکندهبودن اطلاعات چکها
وقتی بخشی از چکها در دفتر، بخشی در اکسل و چند مورد هم داخل پیامرسان ثبت شده باشند، در روز بحران هیچکس تصویر کاملی از وضعیت مالی مجموعه ندارد.
چک من جای مدیر مالی را نمیگیرد
من هیچوقت نمیگویم یک نرمافزار قرار است بهجای مدیر مالی یا حسابدار تصمیم بگیرد. تصمیم نهایی هنوز با خود ماست. ما باید مشخص کنیم کدام حساب تأمین شود، کدام مشتری پیگیری شود و برای هر چک چه برنامه جایگزینی داشته باشیم.
اما تصمیم خوب به اطلاعات درست و بهموقع نیاز دارد.
نرمافزار چک من کمک میکند سررسیدها فراموش نشوند، اطلاعات چکها پراکنده نباشد و قبل از رسیدن موعد، زمان کافی برای تصمیمگیری داشته باشید.
گاهی همین یادآوری ساده باعث میشود سه روز زودتر متوجه کسری موجودی شوید؛ سه روزی که میتواند تفاوت بین یک پرداخت موفق و یک چک برگشتی باشد.
حرف آخر من با صاحبان کسبوکار
حملات سایبری و اختلالهای بانکی تیرماه ۱۴۰۵ یک هشدار جدی داشتند: نباید برنامه مالی کسبوکار را بر این فرض بچینیم که سامانههای بانکی همیشه و بدون وقفه کار میکنند.
ممکن است انتقال وجه انجام نشود. ممکن است همراهبانک از دسترس خارج شود. شاید ثبت یا پیگیری یک چک با تأخیر روبهرو شود.
اما هیچکدام از این اتفاقها تاریخ درجشده روی چک را تغییر نمیدهند.
من ترجیح میدهم چند روز زودتر برای تأمین یک چک اقدام کنم، نه اینکه روز سررسید با بانک، مشتری و دارنده چک تماس بگیرم و دنبال مقصر بگردم.
اگر تعداد چکهای دریافتی و پرداختی کسبوکارتان زیاد شده و دیگر نمیشود آنها را با حافظه، کاغذ یا فایلهای پراکنده کنترل کرد، استفاده از یک ابزار منظم ضروری است.
چک من کمک میکند سررسید چکها را بهموقع ببینید، زودتر آماده شوید و اجازه ندهید یک اختلال بانکی، اعتبار و آرامش کسبوکارتان را به خطر بیندازد.
